Say It Louder - Projektkommunikation im Wandel

Lange Zeit bedeutete Projektkommunikation für mich vor allem die Erstellung von Statusberichten, das Durchführen von Projektlenkungsausschüssen und die Verteilung von Informationen innerhalb des Projektteams. Projekte waren geschlossene Systeme und für Personen, die nicht direkt am Projekt beteiligt waren, war es schwer, an Informationen über das Projekt zu kommen.

Spätestens seit Social-Media-Tools auch in Unternehmen Einzug gefunden haben, hat sich das Thema Projektkommunikation stark geändert. Was das bedeutet, wurde mir zum ersten Mal  bewusst, als ich vor einigen Jahren ein Projekt bei einem deutschen Versicherungskonzern leiten durfte.

Die Unternehmen hatte zu diesem Zeitpunkt eine Vielzahl von IT-Projekten gestartet, um mit der schnell fortschreitenden Digitalisierung mithalten zu können. Obwohl das von mir verantwortete Projekt ein vergleichbar großes Projekt war, war es doch nur eines von vielen, das um die Aufmerksamkeit im Unternehmen buhlte. Und nur Projekte, die wahrgenommen wurden, konnten auf Unterstützung durch das Management hoffen.

Die Versicherung setzte damals bereits eine Art unternehmensinternes Facebook ein, in dem sich Mitarbeiter zu allen möglichen Themen austauschten. Auch Projekte hatten dort ihre eigenen Profile, die kontinuierlich mit interessanten Berichten aus dem Projektalltag gefüttert werden mussten. Ziel war es - typisch Sozial Media -  möglichst viele Likes zu sammeln und zum Trendthema zu werden. Schaffte man es dagegen nicht, die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf das eigene Projekt zu lenken, bestand die Gefahr, dass das Projekt eingestellt wurde, weil es offensichtlich nicht wichtig war. Außerdem wollte kein Manager für ein Projekt verantwortlich sein, für das sich niemand interessierte.

Schnell war klar, dass man diese Art der Projektkommunikation nicht nebenbei erledigen kann. Deshalb engagierte ich eine Spezialistin, deren Aufgabe es war, sich ausschließlich um die positive Darstellung des Projektes zu kümmern. Sie erstellte Posts für das unternehmensinterne Facebook, beantwortete Kommentare, die Mitarbeiter auf unserer Projektseite hinterlassen hatten, vernetzte uns mit anderen Projektteams und sorgte dafür, dass das Projekt bekannt wurde und es auch blieb.

Mit einer derart öffentlichen Projektdurchführung setzt man sich jedoch auch der Kritik jener Mitarbeiter aus, die mit einem Projekt nichts anfangen können oder deren tägliche Arbeit durch ein Projekt beeinträchtigt wird. Weil sich mein Projekt mit dem Thema IT Security beschäftigte, galt es als nicht besonders sexy. Die Einführung komplexer Passwortrichtlinien zum Beispiel wurde von den Mitarbeitern eher als Belastung denn als Gewinn an zusätzlicher Sicherheit wahrgenommen. Daran änderte auch das intensiv betriebene Projektmarketing nichts. Stattdessen reagierte mein Auftraggeber. Dieser war selbst sehr darauf bedacht, im internen Ranking hohe Beliebtheitswerte zu erreichen. Auf Projekte, die keine Top-Bewertungen erreichten, reagierte er mit schnellen Änderungen des Projektinhalts. So geschah es mehr als einmal, dass wir das Projekt und dessen Ziele neu ausrichten mussten. Dieser Schlingerkurs war aber dann auch ausschlaggebend, als das Projekt nach 6 Monaten eingestellt wurde. Dem Vorstand war schließlich nicht verborgen geblieben, wie teuer ein solches Hin und Her ist.

Es bleibt die Frage, wie sinnvoll diese Art der Projektkommunikation ist. Für einige Projekte macht es sicherlich Sinn, zum Beispiel wenn der Projekterfolg von der Akzeptanz der Mitarbeiter abhängt. Ganz dem Grundsatz agiler Entwicklung folgend kann ein Projekt, das keinen Erfolg verspricht, schnell wieder eingestellt und somit Geldverschwendung verhindert werden. Bei Projekten jedoch, die keine spürbaren Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben oder die strategischer Natur sind, macht zu viel Öffentlichkeit keinen Sinn. Das musste auch mein Kunde einsehen. Wenige Monate, nachdem man mein Projekt zunächst eingestellt hatte, wurde es neu aufgesetzt, denn auf die IT-Security konnte nicht verzichtet werden. Und weil das Projekt nun unter einem neuen Auftraggeber angesiedelt war, dem Beliebtheitswerte weniger wichtig waren, konnte das Projekt auch erfolgreich abgeschlossen werden.