Wie man Projekte einfach hält

Schon kurz nachdem ich mich im Jahr 2004 zum erstem Mal mit einem Projekt auseinandersetzen musste, das kurz vor dem Scheitern stand, ist mir aufgefallen, wie überfrachtet das Not leidende Projekt war - überfrachtet mit Projektzielen, Projektanforderungen, mit Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aktivitäten im Projekt als auch zu externen Rahmenbedingungen, einem fast einhundertköpfigem Projektteam und einer schier unendlichen Anzahl an Changes. Von da ab war mir klar: der einfachste Weg, ein Projekt zum Kentern zu bringen, ist, es so komplex wie möglich zu designen.

Das leuchtet ein, wird so mancher sagen. Trotzdem hindert das kaum einen Auftraggeber, es immer wieder zu tun und Projekten immer mehr aufzubürden. Die Versuchung ist eben groß. Wenn man schon mal ein Projekt startet, warum sollte man dann das ein oder andere, was schon längst hätte getan werden müssen, nicht gleich auch noch mit erledigen? Gelingt es dem Projektleiter jetzt nicht, klare Grenzen zu ziehen, entsteht schnell ein unüberschaubarer und vor allem unmanagebarer Moloch. Man muss nur noch lange genug warten, bis das Projekt an die Wand fährt.

Eine Zeit lang hat es mir viel Spaß gemacht, solche Projekte als “Projektkrisenmanager” zu restrukturieren, auf das Wesentliche zurückzuschneiden und sie wieder auf Spur zu bringen. Irgendwann habe ich dann aber gelernt, dass es besser ist, wenn man es erst gar nicht so weit kommen lässt. Das Geheimnis dabei ist die Einfachheit.

Hier sind 10 Tipps, die helfen, Projekte so einfach wie möglich zu designen:

TIPP 1

Definiere klare Ziele und Vorgaben

Lege die Ziele deines Projekts von Anfang an klar fest und stelle sicher, dass alle Beteiligten sie verstehen. Das wird dazu beitragen, dass dein Projekt zielgerichtet und auf Kurs bleibt.

TIPP 2

Halte den Umfang klein

Beschränke den Umfang deines Projekts auf das zur Erreichung der Projektziele erforderliche Minimum. So bleibt dein Projekt einfach und überschaubar.

TIPP 3

Vermeide unnötige Abhängigkeiten

Untersuche stets, welche Abhängigkeiten im Projekt sich vermeiden lassen. So wird dein Projekt weniger anfällig für Störungen und Verzögerungen.

TIPP 4

Verwende einfache und bewährte Technologien

Wähle einfache, bewährte Technologien, die weithin verwendet werden und gut dokumentiert sind. Dadurch lässt sich das Risiko von Komplikationen verringern und es macht dir die Suche nach Unterstützung und Ressourcen einfacher.

TIPP 5

Achte auf ein kleines Projektteam

Ein kleines Team ist leichter zu führen als ein großes. Außerdem ist es einfacher, mit ihm zu kommunizieren und es zu koordinieren..

TIPP 6

Setze Prioritäten und konzentriere dich auf das Wesentliche

Setze Prioritäten und konzentriere dich auf die wesentlichen Ziele (”Must have”). Das hilft dir, das Projekt einfach zu halten und den Zeitplan einzuhalten.

TIPP 7

Kommuniziere effektiv

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zu einem einfachen Projekt. Schaffe klare Kommunikationskanäle und stelle sicher, dass jeder über den Status und den Fortschritt des Projekts informiert ist.

TIPP 8

Halte es einfach

Vermeiden Sie unnötige Komplexität und bemühe dich sich um Einfachheit in jedem Aspekt des Projekts.

TIPP 9

Bleibe organisiert

Behalte die Übersicht über alle Aufgaben und Aktivitäten in deinem Projekt und verschaffe Dir einen klaren Überblick über den Projektstatus und -fortschritt.

TIPP 10

Überprüfe und bewerte dein Projekt kontinuierlich

Überprüfe und bewerte kontinuierlich den Projektfortschritt und nimm bei Bedarf Anpassungen vor, um das Projekt auf Kurs zu halten und es zu vereinfachen.