Hands-on!

Hast Du schon einmal in einem Projekt gearbeitet, in dem gefordert wurde, man möge doch „hands-on“ Lösungen anbieten? Was bedeutet das eigentlich?

„Hands-on“ lässt sich im Projektkontext am ehesten übersetzen mit „praxisnah“ oder „schnell und einfach umzusetzen“. Dagegen ist bis zu einem gewissen Grad nichts einzuwenden, solange aus dem „schnell und einfach“ kein „quick and dirty“ wird. In der Tat steckt hinter der Forderung nach hands-on-Lösungen aber meist die Absicht des Auftraggebers, ein Projektergebnis möglich günstig und ohne Auswirkungen auf den Zeitplan zu bekommen. Für Projektleiter, die sich unüberlegt auf eine solche Forderung einlassen, wird es schwierig, denn schnell und billig wird selten gut. Das zeigt auch das magische Dreieck aus Zeit, Kosten und Qualität. Dieses Dreieck geht von einem festen Projektergebnis aus, zum Beispiel der Einführung einer neuen Unternehmenssoftware.

• Konzentriert man sich bei der Projektplanung auf eine schnelle und kostengünstige Realisierung, wird man bei der Ergebnisqualität in der Regel Abstriche machen müssen, weil sich das Projekt zum Beispiel aufgrund des Kostendrucks die erforderlichen Spezialisten nicht leisten kann oder der Zeitdruck im Projekt die erforderliche Evaluierung verschiedener Softwareanbieter nicht zulässt.
• Legt man dagegen den Schwerpunkt auf hohe Ergebnisqualität zu geringen Kosten, muss man mit einer längeren Projektlaufzeit rechnen, da man sich zum Beispiel nur einen anstatt fünf Spezialisten für das Projekt leisten kann, und dieser eine Spezialist dann eben fünfmal soviel Zeit für die Einführung der Software benötigt.
• Soll ein Projektergebnis gut sein und schnell erreicht werden, wird dies die Kosten nach oben treiben. Werden zum Beispiel Spezialisten für unterschiedliche Fragestellungen der Softwareeinführung eingesetzt, kann das zu einem schnelleren Projektablauf beitragen als wenn sich Mitarbeiter:innen erst in die unterschiedlichen Fachgebiete einarbeiten müssen. Vielleicht gelingt es aber auch, eine:n einzige:n Expert:in zu finden, die bzw. der bereits in allen Fachgebieten erfahren ist. Dann kann man aber getrost davon ausgehen, dass sich diese:r Expert:in das Know-how gut bezahlen lässt.

Egal, wie man es also dreht und wendet, eine hands-on-Lösung wird immer einen Kompromiss aus Umsetzungsdauer, Kosten und Ergebnisqualität darstellen, und wie es das magische Dreieck zeigt, gehen schnelle und billige Lösungen zu Lasten der Qualität. Übertreibt man es, wird man am Ende mit einer nicht brauchbaren Lösung dastehen. Auch dazu ein Praxisbeispiel: Eine Versicherung wollte während der Pandemie eine Videokonferenzlösung einführen, um den Mitarbeiter:innen n das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Es musste schnell gehen, und weil eine solche Lösung in der Jahresbudgetplanung bisher nicht vorgesehen war, durfte sie auch nur wenig kosten. Für eine langwierige Business-Case Analyse und Anbieterauswahl war keine Zeit, stattdessen wollte man - Achtung! - eine hands-on-Lösung. So kam man auf die Idee, die Videokonferenzlösung durch ein IT-Systemhaus betreiben zu lassen, welches zwar noch nie für die Versicherungsbranche tätig war, den Betrieb jedoch zu einem unschlagbar günstigen Preis angeboten hat. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelte, wäre diese auch innerhalb kürzester Zeit verfügbar. Was die Versicherung jedoch nicht bedacht hatte, war, dass das IT-Systemhaus nicht in der Lage war, die für die Versicherung verpflichtende Regulatorik zu erfüllen. Im Ergebnis war die angebotene Lösung durch die Versicherung nicht nutzbar (fehlende Ergebnisqualität). Um das Systemhaus nachträglich in die Lage zu versetzen, die Regulatorik einzuhalten, hätte man mehrere Monate gebraucht und zusätzliche Kosten generiert. Letztendlich entschied sich die Versicherung dann doch, auf die Lösung eines Anbieters zurückzugreifen, der zwar teurer war, die Lösung aber bereits für andere Versicherungen betrieb und für den Versicherungsregulatorik kein Neuland war.

Sobald die Forderung nach hands-on-Lösungen laut wird, kann ich also nur jedem Projektleiter und jeder Projektleiterin raten, das Thema mit dem Auftraggeber oder der Auftraggeberin intensiv zu diskutieren, zum Beispiel indem man dessen Zielsetzung anhand des magischen Dreiecks hinterfragt und mögliche Auswirkungen deutlich macht. Nur so wird man sich späteren Ärger und enttäuschte Auftraggeber:innen ersparen.

Bild: Ketut Subiyanto auf pexels.com