Projektdokumentation mit Notion

Alle reden darüber, doch niemand tut es gerne: die eigene Arbeit dokumentieren. Egal, ob Wertpapierberater*innen in der Bank, die Kundengespräche aufzeichnen und schriftlich festhalten, Softwareentwickler*innen, die die Funktionsweise seines Codes beschreiben, oder eben Projektleiter*innen, die für Nachvollziehbarkeit im Projekt sorgen müssen. Doch auch wenn es niemand gerne macht, haben die Anforderungen an die Dokumentation in den letzten Jahren massiv zugenommen. Viele meiner Kolleg*innen beschweren sich deshalb, dass sie vor lauter Dokumentation nicht mehr zu ihrer eigentlichen Arbeit kommen.

Auch ich habe lange Zeit das Dokumentieren der von mir geleiteten Projekte als Belastung empfunden. Schuld daran war unter anderem, dass ich kein geeignetes Tool gefunden habe, das meinen Ansprüchen genügt hätte. Also probierte ich Verschiedenes aus, zunächst aus der Microsoft Produktpalette. Microsoft Excel eignet sich gut für Listen aller Art (To-Do Listen, Adresslisten, Risiko-Listen etc.), in Word lassen sich Protokolle verfassen und jede Art von Dokumenten erstellen, die man im Projekt braucht. Mit Microsoft Project habe ich Zeitpläne entworfen und noch viel mehr. Gleichzeitig ist Project so komplex, dass man schnell die Übersicht verlieren kann, besonders dann, wenn man automatisch Projektfortschritt, Mitarbeiter*innenauslastung und Budgetverbrauch berechnen lässt. Schon unzählige Male wunderte ich mich über die Ergebnisse, die ich dann aufwendig validieren musste. Spätestens, wenn die Überprüfung der Ergebnisse länger dauert als die Erstellung eines Plans, wird die Software zur Belastung.

Ich probierte auch viel mit anderen Microsoft Tools wie OneNote, SharePoint, Lists (was nichts anderes ist als ein aufgehübschtes SharePoint) und natürlich Microsoft Teams aus. All diese Tools sind Spezialisten auf ihrem  Gebiet und haben den Vorteil, dass sie als Standard in vielen Unternehmen gelten, was die Zusammenarbeit mit meinen Mandanten sehr erleichtert. Aber die oft nur eingeschränkte Integration der einzelnen Programme machte mir das Projektmanagerleben oft unnötig schwer.

Vor einigen Monaten habe ich dann angefangen, mit Notion zu experimentieren. Schnell fand ich Gefallen an den vielen Möglichkeiten, die diese App bietet. Neben dem Erstellen und Formatieren von Texten und anderen Elementen besteht ihr größter Vorteil in der Möglichkeit, mit Tabellen ganze Datenbanken aufbauen zu können, in denen man weitere Dokumente, Tabellen und andere Elemente speichern kann. So lassen sich unendlich viele Informationsebenen miteinander verknüpfen  - und genau in diesen Verknüpfungen liegt ein weiterer großer Vorteil von Notion.

Hier ein kleines Beispiel aus meiner täglichen Arbeit. Für die Notizen, die ich während meiner Kundenmeetings erstelle, habe ich mehrere Tabellen erstellt und miteinander verbunden. Auf der obersten Ebene steht eine Tabelle für die Meetings selbst. Diese besteht aus den Spalten “Titel”, “Datum und Uhrzeit des Meetings”, “Teilnehmer”, “Dokumente” (für Dokumente und Dateien, die im Meeting benutzt werden), “To-Do’s”, die im Meeting beschlossen wurden, und “Probleme”, die besprochen wurden. Die Namen der Teilnehmer*inne habe ich in einer weiteren Tabelle abgelegt, zusammen mit allen wichtigen Kontaktinformationen wie E-Mail und Telefon. Wenn ich nun also in den Notizen für ein Meeting Teilnehmer*innen hinzufügen will, muss ich nicht alle Namen immer wieder aufs Neue eintragen, sondern kann sie mir aus der bestehenden Tabelle schnell zusammenklicken. Das Gleiche gilt für Dokumente, To-Do’s und Probleme. Sind diese einmal in Notion erfasst, lassen sie sich schnell wiederverwenden und mit anderen Elementen verknüpfen.

Die eigentliche Magie beginnt dann, wenn ich zum Beispiel die Tabelle “To-Do’s” öffne und mir eine bestimmte Aufgabe ansehe. Dann sehe ich sofort, in welchen Meetings über die Aufgabe gesprochen wurde, welche Personen dabei waren und welche Dokumente wir benutzt haben. Öffne ich die Tabelle “Teilnehmer”, dann sehe ich, welches Teammitglied bei welchen Meetings dabei war und an welchen To-Do’s es gearbeitet hat. Im Kalender sehe ich alle Meetings einer Woche, und ein Klick auf einen Kalendereintrag verrät mir wiederum alle Details zum Meeting. Wähle ich dagegen einen Eintrag in der Tabelle “Probleme”, zeigt Notion an, in welchen Meetings und mit wem über das jeweilige Problem gesprochen und was beschlossen wurde.

Auf diese Art habe ich mir in den letzten Wochen eine Umgebung aufgebaut, die mir das Dokumentieren und die Recherche im Projekt sehr erleichtert. Hier tracke ich den Projektstatus, den Zeitplan, die Arbeitspakete, meine Projektkontakte, To-Do’s, Meetings, Dokumente, Entscheidungen und Probleme. Zum ersten Mal habe ich das Gefühl, dass mir die Dokumentation mein Leben als Projektleiter tatsächlich erleichtert.

Doch Notion hat auch einige Nachteile. Obwohl man grundsätzlich in Notion-Tabellen auch Berechnungen durchführen kann,  wird es Excel nicht ersetzen können. Dafür ist der Funktionsumfang von Excel einfach zu umfangreich. Auch kann die Kalenderfunktion in Notion kein MS Project ersetzen, ist aber trotzdem ausreichend, um ein Gantt-Chart mit den wesentlichen Timelines darzustellen. Wenn immer ich also ein höher spezialisierteres Tool für meine Arbeit brauche, dann nutze ich dieses auch und setze anschließend in Notion einen Link auf die entsprechende Excel-, Word- oder Powerpoint Datei, die sich dann von Notion aus mit nur einem Klick öffnen lässt.

Bei all den Möglichkeiten, die Notion bietet (ich habe hier nur an der Oberfläche gekratzt) sollte man aber nicht vergessen, dass sich Notion nicht von selbst mit Daten füllt. Das soll heißen, dass man als Projektmanager noch immer das eigentliche Dokumentieren selbst übernehmen muss. Wenn man allerdings merkt, wie einfach sich Beziehungen zwischen einzelnen Elementen in Notion herstellen lassen und wie sehr das die Suche nach Informationen im Projekt erleichtert, dann fällt einem das Dokumentieren deutlich leichter.

Zum Schluss möchte ich noch darauf hinweisen, dass es sich bei Notion um eine cloud-basierte App handelt, das heißt, dass alle Informationen in der AWS Cloud (Amazon) abgelegt werden. Das hat viele Vorteile, wie zum Beispiel die mögliche Zusammenarbeit im Team und dass man von überall mittels Web-Interface darauf zugreifen kann, stellt aber auch besondere Anforderungen an den Datenschutz. Notion sichert zwar zu, dass alle Daten verschlüsselt transportiert und abgelegt werden, wie es sich für eine ordentliche Cloud-Anwendung gehört. Ich habe aber trotzdem weitere Sicherheitsmechanismen implementiert, um zu verhindern, dass Unbekannte in den Besitz meiner Daten kommen (u.a. eine weitere Verschlüsselungsebene und eine zusätzliche Multi-Faktor-Authentifizierung bei verlinkten Dateien).

Vielleicht konnte ich dem ein oder anderen Leser dieses Blogbeitrags Lust machen, Notion auch einmal auszuprobieren. Auf der Notion Webpage und auf Youtube finden sich tausende Beiträge, die den Einstieg leicht machen. Ich würde mich auf jeden Fall über Euer Feedback freuen, wie Euch Notion gefällt und wie Ihr Eure Projekte damit managt.