10 Tipps für einen gelungenen Lenkungsausschuss

Wahrscheinlich hast Du das auch schon einmal erlebt: Du stehst vor der versammelten Mannschaft der wichtigsten Stakeholder*innen und berichtest über den Fortschritt und die Herausforderungen Deines Projektes. Diese Meetings, Lenkungsausschüsse oder Steuerkreise genannt, finden regelmäßig alle paar Wochen statt. Die Stakeholder*innen lauschen zunächst andächtig Deinen Ausführungen, bis plötzlich eine Person anfängt, Deinen Bericht anzuzweifeln: “Nach meinen Informationen gibt es ein Problem mit der Hardwarelieferung, wie können Sie da noch davon ausgehen, bis zum nächsten Meilenstein alles fertig zu haben?” oder “Die Budgetzahlen stimmen doch hinten und vorne nicht!” Solche Aussagen haben das Potential, Dein Meeting zu sprengen. Sofort schaltest Du in den Verteidigungsmodus und versuchst zu retten, was zu retten ist. Doch das macht alles nur noch schlimmer und am Ende musst Du feststellen, dass das Meeting so richtig aus dem Ruder gelaufen ist. Wie ein begossener Pudel ziehst Du davon …

Auch ich habe das so ähnlich schon ein paar Mal erlebt und ich weiß, wie unangenehm sich das anfühlt. Damit mir das aber nicht immer wieder passiert, habe ich - nachdem die erste Wut auf die Spielverderber verraucht war - mir Gedanken gemacht, was eigentlich schief gelaufen war und was ich in Zukunft dagegen tun kann.

Hier sind meine Top 10 Tipps für eine gelungene Lenkungsausschusssitzung:

TIPP 1 - KENNE DEIN PUBLIKUM

Egal, ob Du Dein Projekt vor der versammelten Geschäftsführung präsentierst oder vor Techniker*innen, Kaufleuten oder Anwender*innen, Du solltest dein Publikum kennen! Welche Positionen haben die Lenkungsausschussmitglieder im Unternehmen, was ist deren Rolle im Projekt und was sind deren berufliche Ziele? Ein IT-Leiter, der eh schon mit dem Kostendruck im Unternehmen zu kämpfen hat und der zu Wutausbrüchen neigt, wird einen anderen Blick auf das Projektbudget haben als die Accountmanagerin, der egal ist, wie teuer das Projekt wird, hauptsächlich der Kunde ist zufrieden. Also informiere Dich im Vorfeld über die Personen, die an Deinen Lenkungsausschüssen teilnehmen, schau Dir deren Profile auf LinkedIn und XING an und erkundige Dich bei Kolleg*innen. Wenn Du erst mal weißt, wie die Personen “ticken”, kannst Du Dich besser auf sie vorbereiten.

TIPP 2 - NIMM DIR AUSREICHEND ZEIT

Gehörst Du etwa auch zu jenen Projektleiter*innen, die Freitagmittag mit der Vorbereitung des Lenkungsausschussmeetings am Montag anfangen? Dann solltest Du Dich nicht wundern, wenn das Meeting nicht rund läuft. Einen solchen Event gut und professionell vorzubereiten kostet Zeit. Ich plane dafür mindestens 2 Wochen ein. Welche Themen müssen besprochen werden? Wir präsentiere ich diese Themen? Wo bekomme ich die dafür notwendigen Detailinformationen her? Mit wem muss ich die Themen im Vorfeld abstimmen und wie schnell bekomme ich dafür Termine? Und wie lange bauche ich, die Unterlagen für das Meeting zu erstellen? All das solltest Du bedenken, wenn Du die Vorbereitung planst.

TIPP 3 - SEI POSITIV

Wer Projekte leitet, der weiß, dass irgendetwas immer schief läuft. Probleme gegenüber den Lenkungsausschussmitgliedern zu verschweigen und stattdessen eine heile Welt zu präsentieren, wird sich früher oder später rächen. Besser ist es, die Fakten offen auf den Tisch zu legen und mögliche Lösungen zu präsentieren. Das zeigt Deinem Publikum, dass Du Dir bereits Gedanken gemacht hast, wie sich die Probleme lösen lassen. Achte auch auf eine positive Wortwahl in Deiner Präsentation, anstatt “Es gibt ein Problem mit xyz” sage besser “Durch zusätzliche Ressourcen lässt sich das Problem mit xyz in den Griff bekommen”. Aber Vorsicht: vermeide es, unrealistisch positive Prognosen zu treffen oder oberflächlich zu sein. Auf ein Problem mit den Worten “Alles wird gut, nur Mut” zu reagieren, wird von den Lenkungsausschussmitgliedern sicherlich nicht akzeptiert.

TIPP 4 - STRUKTURIERE DEIN MEETING

Zeit ist ein knappes gut! Das erleben Projektleiter jeden Tag, schließlich gilt es, einen Terminplan einzuhalten. Gleichzeitig ist es immer wieder erstaunlich, wie großzügig manche Projektleiter*innen mit der Zeit der Lenkungsausschussmitglieder umgehen. So haben die vorbereiteten Präsentationen keinen roten Faden, verlieren sich in Details und wichtige Themen werden erst spät im Meeting angesprochen, wenn die Aufmerksamkeit der Teilnehmer schon gegen Null tendiert. Achte deshalb auf die Struktur Deines Vortrages und Deiner Unterlagen. Präsentiere Wichtiges zuerst! Zeige das Big Picture und gehe erst dann auf Details ein, wenn danach gefragt wird. Wenn niemand danach fragt, dann sprich auch nicht darüber, egal wieviel Zeit Du mit der Zusammenstellung der Details verbracht hast und für wie gelungen Du Deine Folien hältst. Halte Deinen Hauptvortrag kurz und schiebe weniger wichtige Themen in den Anhang Deiner Präsentation. Du wirst erstaunt sein, wie froh die Lenkungsausschussmitglieder sind, wenn Du in den Meetings schnell auf den Punkt kommst.

TIPP 5 - MACHE ES DEINEM PUBLIKUM LEICHT

Auch wenn Dich Dein Projekt rund um die Uhr beschäftigt, gehe nicht davon aus, dass das auch auf Deine Lenkungsausschussmitglieder zutrifft. Im Gegenteil, es gibt noch tausend andere Themen, die deren Aufmerksamkeit erfordern. Dein Publikum wird also nur wenig bis gar keine Detailkenntnisse über Dein Projekt haben. Das bedeutet, dass Du die Informationen, die Du im Lenkungsausschuss präsentierst, so aufbereiten musst, dass sie die Anwesenden in der Kürze der Zeit auch verstehen. Gib Deiner Präsentation einen roten Faden, der dein Publikum führt. Vermeide, wo immer möglich, textüberfrachtete Folien und Fachbegriffe. Nutze Bilder, Charts und Icons, um Sachverhalte zu illustrieren. Und wenn es doch jemand ganz genau wissen will, solltest Du die Details und Hintergrundinformationen im Anhang zu Deiner Präsentation bereit haben (siehe TIPP 4).

TIPP 6 - SCHÖNHEIT IST KEIN LUXUS

Sicherlich hast Du auch schon Präsentationen gesehen, denen man auf dem ersten Blick angemerkt hat, dass sie von ihrem Author schnell und ohne Rücksicht auf ein ordentliches Äußeres zusammengeklickt wurden. Man sagt ja, auf die inneren Werte käme es an. Aber wenn schon das bloße Betrachten einer Präsentation keinen Spaß macht, wer setzt sich dann noch mit den Inhalten auseinander? Für mich gehört zu einer professionellen Präsentation auch ein aufgeräumtes Äußeres. In fast allen Unternehmen gibt es Präsentationsvorlagen, die man nutzen kannst. So muss man sich keine Gedanken über das mögliche Layout, Farben und Schriftarten machen. Wenn Du jetzt noch darauf achtest, dass Du die Folien nicht mit Informationen überfrachtest, ist das schon die halbe Miete. Bilder und ähnliches (siehe TIPP 5) ziehen die Aufmerksamkeit der Betrachter auf sich und können Deinen Vortrag auflockern. Und noch ein TIPP: Lerne, Powerpoint, oder welches Tool Du auch immer nutzt, zu bedienen! Ich finde, es ist ein absolutes Muss, dass man seine Arbeit ordentlich präsentieren kann!

TIPP 7 - VERMEIDE STOLPERFALLEN

Stolperfallen in Präsentationen sind für mich die kleinen Fehler, die man macht und die das Potential haben, ein ganzes Meeting scheitern zu lassen. Prominentester Vertreter dieser Gattung sind Rechenfehler! Wenn Du zum Beispiel Tabellen mit Zahlen in Deiner Präsentation nutzt, stelle sicher, dass sie keine Rechenfehler enthalten! Für missmutige Lenkungsausschussmitglieder sind solche Tabellen immer das erste potentielle Ziel, mit dem sie Projektleiter*innen verunsichern und bloßstellen können. “Wenn Sie nicht einmal ein paar Zahlen ordentlich addieren können, wie kann ich dann sicher sein, dass sie das Budget im Griff haben?” Also lieber zweimal rechnen und sicherstellen, dass alles stimmt.

Genauso lästig, wenn auch nicht ganz so dramatisch, sind Flüchtigkeitsfehler in der Rechtschreibung. Da man solche Fehler schnell übersieht, je häufiger man eine Präsentation ließt, empfehle ich, die Präsentation von einer anderen Person Korrektur lesen zu lassen. Und wenn das nicht möglich ist, hilft es, den eigenen Text laut zu lesen.

TIPP 8 - KEINE ÜBERRASCHUNGEN

Einer meiner früheren Mentoren sagte einmal zu mir: “Wenn ein Lenkungsausschussmeeting stattfindet, sollte es eigentlich schon vorüber sein.” Was er damit meinte, ist, dass die Themen mit den einzelnen Ausschussmitgliedern schon vor dem eigentlichen Meeting besprochen und geklärt werden sollten, so dass es im Meeting selbst zu keinen Überraschungen mehr kommt. Auch hat man so die Gelegenheit, die Meetingunterlagen, basierend auf dem Feedback, noch anzupassen.

Natürlich ist ein solches Vorgehen aufwendig. Gehen wir einmal von einem Ausschuss aus, der 5 Personen umfasst. Jetzt heißt es also, mit jeder der 5 Personen vor den Meeting die Themen durchzusprechen. Das kann schnell mal mehrere Stunden dauern, was ein weiterer Grund ist, frühzeitig mit der Vorbereitung zu beginnen (siehe TIPP 2). Wer aber schon mal erlebt hat, wie schief ein solches Meeting gehen kann, wenn man nicht abgestimmt ist, wird diesen Aufwand gerne in Kauf nehmen.

TIPP 9 - NO BLAMING

Es ist nie eine gute Idee, jemanden vor versammeltem Publikum schlecht dastehen zu lassen, schon gar nicht, wenn es sich dabei um eine Person handelt, die über Dein Projekt entscheidet. Wenn also ein Lenkungsausschussmitglied eine falsche Entscheidung getroffen hat, das Budget zu spät freigegeben hat oder sonst etwas getan hat, was dem Projekt schadet, dann sollte man dieses Thema so neutral wie möglich behandeln. Auf keine Fall sollte man die Schuld offen der Person zuweisen, auch dann nicht, wenn man selbst in eine Verteidigungsposition gedrängt wird. Besser ist es, die Situation neutral zu beschreiben und Lösungen anzubieten (siehe Tipp 3).

TIPP 10 - SAG, WAS DU BRAUCHST

In vielen Lenkungsausschussmeetings ist zu beobachten, dass sich deren Teilnehmer*innen in eine Konsumentenrolle begeben. Sie lehnen sich zurück und lauschen den Worten der Projektleiterin oder des Projektleiters. Dabei wird oft vergessen, dass diese Gremien die höchsten Instanzen in jeder Projektorganisation sind. Sie sind für den Erfolg des Projektes verantwortlich, und das heißt, dass Lenkungsausschüsse auch  Entscheidungsgremien sind. Wenn Du für das Vorankommen im Projekt also eine Entscheidung des Lenkungsgremiums brauchst, dann sprich das direkt an.

Auch hier gilt TIPP 5: Mach es deinem Publikum leicht, zu entscheiden. Benenne das Problem, entwickle mindestens 2 Lösungsalternativen und beschreibe deren Vor- und Nachteile. Gib dann auf Basis dieser Informationen eine Empfehlung ab und fordere die Ausschussmitglieder auf, für das Projekt zu entscheiden.

Diese 10 Tipps haben mir in der Vergangenheit geholfen, kritische Situationen in Lenkungsausschussmeetings zu vermeiden oder sie zumindest abzufedern. Das Gefühl, ein solches Meeting gemeistert und das erreicht zu haben, was man sich vorgenommen hat, rechtfertigt den Aufwand allemal.

Picture: Maximilian Weisbecker auf unsplash.com