Großprojekte aus dem Home Office leiten

„Home Office“ und „Remote Work“ sind seit Beginn der Corona-Pandemie in aller Munde, für mich ist das alles jedoch nichts Neues. Schon 1999, als ich bei Hewlett-Packard (HP) als Projektleiter zu arbeiten begann, konnte ich tageweise von zu Hause arbeiten. Trotzdem habe ich es lange Zeit vorgezogen, zusammen mit meinen Teams in Projektbüros bei meinen Kunden vor Ort zu sein. Dafür habe ich auch viele Dienstreisen auf mich genommen.

Im November 2017, also gut zwei Jahre bevor Corona die halbe Republik ins Home Office gezwungen hat, sollte sich das jedoch ändern. Zu dieser Zeit habe ich zusammen mit der matrix technology AG die Boston Consulting Group (BCG) als Kunden gewonnen. Mein Auftrag war die Planung und Durchführung eines Programms zur Modernisierung der in die Jahre gekommenen Server-Infrastruktur in 107 Büros der BCG in 41 Ländern. Dazu wurde mir ein Projektteam zur Seite gestellt, das auf Standorte in den USA, Europa, Indien und Asien verteilt war. Lediglich der Lead Architekt hatte sein Büro in Deutschland. Da es kein Budget für projektbezogene Reisen gab, musste das Programm vollständig remote durchgeführt werden. Selbst die monatlichen Steering Committee Meetings mit dem Auftraggeber und Sponsor in den USA fanden während der gesamten Projektlaufzeit ausschließlich als Webex-Konferenzen statt.

Damit ein solches Projekt gelingen kann, müssen andere Strukturen geschaffen werden als bei einem herkömmlichen Projekt.

Kommunikation

Zunächst steht die Wahl eines Videokonferenz-Tools an. Gerade dann, wenn am Projekt mehrere Unternehmen mitarbeiten, braucht man unternehmensübergreifend nutzbare Lösungen. Rein interne Videokonferezsysteme, zu denen man sich von außerhalb des Kundenunternehmens nicht einwählen kann, helfen hier nicht weiter. Auch reine Telefonkonferenzen, also ohne Video der Teilnehmer, sollten nur im Ausnahmefall stattfinden. Der Grund dafür ist einfach: bei reinem Audio gehen visuelle Informationen verloren. Dadurch wird es zum einen schwieriger, wichtige Nuancen in der Kommunikation zu erkennen. Zum anderen ist es bei reinen Audiokonferenzen schwer, eine persönliche Beziehung aufzubauen. Aspekte, die bei der Wahl des richtigen Tools zu berücksichtigen sind, sind die Verfügbarkeit an den einzelnen Standorten (insbesondere, wenn es sich um ein Projekt mit internationalem Team handelt), Datenschutzregeln, die einzuhalten sind, und die Einfachheit der Bedienung.

Dateiablage und File-Sharing

Wie bei der Kommunikation muss man auch bei der Wahl eines Systems zur Dateiablage und dem File-Sharing darauf achten, dass es sicher und von überall problemlos erreichbar ist. Dabei muss man die Datensicherheit besonders im Auge haben, gerade bei cloudbasierten Systemen. Automatische Dokumentenversionierung und Co-Authoring, also die Möglichkeit des gleichzeitigen Arbeiten mehrerer Personen an einem Dokument, sind mittlerweile nicht mehr nur „nice-to-have“, sondern erleichtern das Arbeiten in der Gruppe enorm.

Projektsprache und -arbeitszeit

Während die Wahl der Projektsprache in internationalen Teams meist schnell getroffen ist, kann es wesentlich herausfordernder sein, Zeiten für die Projektarbeit und -kommunikation festzulegen, vor allem wenn Teams global verteilt arbeiten. Die Abbildung zeigt, wie es in dem Projekt bei der BCG gelöst wurde.