Zwischenstand

Das erste Halbjahr im Projekt war geprägt von Aktivitäten, deren Ziel es war, dem Projekt die richtigen Rahmenbedingungen mitzugeben. Zunächst haben wir einen Partner gesucht, der in der Lage ist, für alle 97 Niederlassungen weltweit Hardware zu liefern, und zwar Just-In-Time. Dass die logistische Herausforderung, die dahinter steckt, keine kleine ist, sieht man daran, dass viele große Hardwarehersteller aus dem Ausschreibungsprozess ausgestiegen sind, nachdem ihnen die Dimension des Projektes bewusst wurde. Insbesondere Niederlassungen in Afrika und Südamerika sind schwierig zu beliefern, Lieferzeiten von 6 Monaten und mehr sind keine Seltenheit.

Nachdem wir schließlich den richtigen Partner gefunden hatten, galt es, das Vertragswerk zu erstellen, das die Zusammenarbeit in einem globalen Projekt regelt und das von allen beteiligten Unternehmen mitgetragen wird. Parallel dazu haben wir ein globales Projektteam mit Kollegen in Indien, auf den Philippinen, den USA und natürlich in Deutschland zusammengestellt und einen Rolloutplan erstellt, der mit allen Niederlassungen abzustimmen war. Ein Team erarbeitete die Strategie für das Stakeholder-Management und die Projektkommunikation während ein weiteres Team den Migrationsprozess entwickelte, Runbooks erstellte und die notwendigen Trainings durchführte, um das Team für die Durchführung ihrer Aufgaben zu befähigen.

Anfang Juni 2019 war es dann soweit, wir konnten die ersten beiden "Pilot-Offices" unter realen Bedingungen migrieren. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse wurden genutzt, um unsere Vorgehensweise weiter zu optimieren, bevor wir ab August 2019 die Anzahl paralleler Migrationen sukzessive erhöhten. Stand heute installieren wir im Monatsdurchschnitt Hardware parallel in 12 Niederlassungen und migrieren gleichzeitig Serverumgebungen in weiteren 12 Niederlassungen.

Im Oktober letzten Jahres haben wir uns dann entschieden, den Just-In-Time Ansatz für Hardware-Lieferungen nicht weiter zu verfolgen und stattdessen auf eine agile Vorgehensweise umzusteigen. Anstatt also mit einem langfristigen Projektplan zu arbeiten, richten wir nun in wöchentlichen Meetings den Migrationsfahrplan neu aus, je nachdem, für welche Niederlassung Hardware verfügbar ist.

Während uns mögliche Schwierigkeiten bei der Lieferung von Hardware von Anfang an bewusst waren und wir entsprechende Vorkehrungen treffen konnten, wurden wir durch die politische Lage in einigen Ländern und durch Naturkatastrophen kalt erwischt. So führten zum Beispiel Proteste und Ausschreitungen in Hongkong und Santiago de Chilie dazu, dass wir Migrationen verschieben mussten, weil die Mitarbeiter nicht gefahrlos in ihre Büros gelangen konnten. Auch die Buschbrände in Australien und der Ausbruch des Vulkans Taal auf den Philippinen führte zu Verzögerungen bei der Servermigration, weil die Büros durch Rauch stark in Mitleidenschaft gezogen wurden oder wegen des Ascheregens ganze Teams evakuiert werden mussten.

Bis heute haben wir gut 50 Prozent der Niederlassungen erfolgreich migriert und liegen somit voll im Zeitplan. Das ist vor allem dem hervorragenden Team zu verdanken und der Tatsache, dass man es bei BCG seit vielen Jahren gewohnt ist, globale Projekte vollständig "remote" durchzuführen. Bislang haben wir keine einzige projektbezogene Reise durchführen müssen, das ganze Projekt wird mit Hilfe modernster Kommunikationstools wie Slack , Trello und Webex gesteuert.

Noch liegt jedoch ein großes Stück Arbeit vor uns, geplantes Projektende ist im Juni 2020. Doch je mehr Erfahrungen wir sammeln, desto gewappneter fühlen wir uns für die kommenden Herausforderungen. Ich freue mich darauf!